“Sự khác
nhau trong việc sử dụng cụm từ gần đúng với đúng thường là một vấn đề rất lớn –
nó ảnh hưởng đến việc bạn gây ra những lỗi nghiêm trọng hoặc không nghiêm
trọng” - Mark Twain
Trong giao tiếp, cho dù với khách hàng, đồng nghiệp hay với cấp
trên, từ ngữ bạn dùng thể hiện thông điệp mang nhiều ý nghĩa mà bạn muốn gửi
đến người đối diện. Những từ ngữ bạn chọn đôi khi sẽ rất khác với suy nghĩ thực
tế của bạn và điều đó sẽ ảnh hưởng đến cách mà bạn trực tiếp giải quyết vấn đề
cũng như vấn đề thực của nó. “Ngôn từ rất quan trọng vì nó không chỉ
định hình về cách người khác lắng nghe bạn mà nó còn thể hiện cảm xúc của họ về
bạn nữa” Karen Friedman –
tác giả của cuốn sách Shut Up and Say Something: Business Communication
Strategies to Overcome Challenges and Influence Listeners chia sẻ. “Nếu bạn có cảm xúc tích cực, rồi
ảnh hưởng nó đến những người xung quanh thì chắc chắn rằng bạn sẽ luôn làm hài
lòng những người đang trò chuyện với bạn”
Trong thực tế ngôn ngữ giao tiếp hàng ngày, việc thường xuyên sử
dụng những từ kiểu như: ầm, ừ, hả, tốt… luôn gây nên những rắc rối trong mỗi
cuộc trò chuyện của chúng ta hoặc đôi khi là các từ ngữ mang nghĩa tiêu cực
như: không thể, không bao giờ, chắc không được đâu… luôn là rào cản để chặn
đứng dòng suy nghĩ và là nguyên nhân dẫn đến tính kém hiệu quả trong giao tiếp.
Một cuộc thăm dò không chính thức của các chuyên gia trong giao tiếp và tư vấn
nghề nghiệp đã rút ra được 10 cụm từ được cho là tồi tệ nhất có thể ảnh hưởng
đến sự nghiệp tương lai của bạn.
1. Đó không phải là việc của tôi.
“Điều này ngầm ý thể hiện những việc mà bạn không thể làm
đối ngược hoàn toàn với khả năng thực tế của bạn” Friedman nói. “Nó làm bạn dường như không phải
là thành viên trong đội ngũ hoạt động của tổ chức”. Hơn thế nữa, câu nói
này còn giới hạn bạn trong khuôn khổ của sự thiếu linh hoạt cũng như thiếu kỹ
năng để tiếp nhận kĩ năng mới, một điều tối quan trọng trong vai trò lãnh đạo.
Để mang tính chủ động và tích cực hơn, bạn có thể nói “Nó thực sự không thuộc
lĩnh vực chuyên môn của tôi. Hãy tìm những người có khả năng có thể giúp đỡ bạn
tốt hơn trong việc này”
2. Tôi nghĩ…
Lorrie Thomas Ross, giám đốc điều hành, tư vấn của một công ty
về Web Marketing, gọi câu nói này hay những câu tương tự như (“Tôi tin
rằng” hoặc “Tôi cảm thấy”) là “những cụm từ không chắc
chắn”. Nó làm bạn dường như trở nên có ít thẩm quyền hơn và làm
giảm sức mạnh trong giao tiếp của bạn ở mỗi cuộc nói chuyện. Câu nói “Tôi nghĩ rằng đây là một chiến
lược tốt” sẽ yếu hơn câu “Đây là một chiến lược tốt
nhất”. Tương tự như vậy, việc loại bỏ những câu như: “Tôi muốn” hoặc “Tôi
cho là” ra khỏi danh sách từ
điển giao tiếp của bạn sẽ là một cách để cải thiện vị thế của bạn trong giao
tiếp với mọi người. Vì vậy, thay vì nói “Tôi
muốn cảm ơn các bạn” mà đơn
giản chỉ cần nói “Cảm ơn bạn”.
Bạn cũng thấy được sự khác nhau trong từng trường hợp như vậy phải không?
3. Tôi không biết.
“Bạn nghĩ rằng như thế là trung thực, nhưng thực ra nó
lại vô tình lật mặt điểm yếu của bạn hơn”Henry Devries – trợ lý hiệu trưởng của trung tâm giáo dục
thường xuyên, Đại học California và là đồng tác giả của cuốn sách Closing
America’s Job Gap nói. “Điều
này dường như làm cho người nghe có cảm giác bạn không muốn tiếp tục công việc
và sẵn sàng để đón nhận những điều mới hơn trong quá trình tương tác”.
Thay vào đó, hãy nói “Để
tôi tìm hiểu xem sao” hay
tương tự như là “Tôi
không biết làm cách nào để làm nó” hoặc thậm chí, bạn hãy chủ động
hơn bằng cách “Tôi có
thể nhận được sự giúp đỡ về vấn đề này ở đâu”. Và sau đó thì bạn
sẽ tiếp tục nhận được câu trả lời cho những khúc mắc mà bạn đang gặp phải.
4. Tôi không thể.
Một lần nữa, điều này cho thấy một sự cứng nhắc và tinh thần
không sẵn sàng để nhận sự giúp đỡ hoặc cung cấp các giải pháp từ người khác. “Liệu bạn có muốn để cho các nhà
tuyển dụng thấy được mức độ sẵn sàng để tìm hiểu và giải quyết bất kỳ một thách
thức nào?” Josh Tolan, giám
đốc điều hành của nền tảng phỏng vấn video Spark Hire chia sẻ. Thay vì cách nói
thiếu nhiệt tình “Tôi không
thể” thì hãy tìm hiểu thêm
về những khía cạnh xung quanh vấn đề cần tìm hiểu và suy nghĩ kỹ lưỡng hơn. Ví
dụ, nếu bạn được yêu cầu trình bày một dự án một cách ngẫu nhiên vào đúng thời
điểm bạn cũng bị rằng buộc với những cam kết khác, thì đơn giản, hãy thành thật “Thật không may, tôi cũng đang
có một vài những khúc mắc sau đó. Tuy nhiên, tôi đã làm việc thêm với Saraah về
điều này rồi, và tôi nghĩ cô ấy sẽ là một lựa chọn vô cùng tốt”
5. Nhưng…
Devries cho rằng: “sử
dụng từ ‘nhưng’ điều đó đồng nghĩa với việc phủ nhận lại bất cứ điều gì bạn đã
nói trước đó”. Trong khi bạn có thể có ý tốt nhưng những bình luận giống
như “cái áo đó trông đẹp đấy,
nhưng đôi khuyên tai thì không hợp tí nào” thì lại có vẻ chẳng phải là một lời
khen. Điều đó đồng nghĩa với việc là vẫn sẽ còn những thông tin tiêu cực nào đó
đằng sau câu nói ấy của bạn.“Chúng ta đang phân tích mọi thứ như việc cắt
một chiếc bánh”, ông nói – có một cái gì đấy tốt đẹp, một cái gì đó chưa
đẹp, rồi lại đẹp, tích cực, rồi tiêu cực, đan xen lẫn nhau. Thông thường thì,
từ “nhưng” có thể được thay thế bằng từ “và” có thể là một cách nói để giảm bớt
tính tiêu cực và đối lập hoàn toàn trong câu nói của bạn.
6. Đó không phải là một ý kiến hay.
Nancy Mobley – sáng lập và giám đốc điều hành của trung tâm tư
vấn Insight Performance, cho rằng điều này sẽ nhanh chóng làm cho các nhân viên
và đồng nghiệp cảm thấy không thoải mái khi chia sẻ quan điểm và ý tưởng của họ
và có thể dễ dàng gây nên những cản trở trong việc sáng tạo và đổi mới. “Một vài những ý tưởng tốt nhất có
thể bị vùi dập hay thậm chí lãng quên đi ngay từ những câu nói đầu tiên trước
khi được đưa ra xem xét và nhận được thêm nhiều thông tin hơn nữa”,Nancy
nói. Chính vì thế, thay vì việc gạt bỏ hoàn toàn thì hãy thử đưa ra câu hỏi
mang tính chất kích thích “Nó
sẽ hoạt động như thế nào?”
7. Tôi sẽ cố.
“Từ ‘cố’ ngụ ý khả năng rằng nhiệm vụ có thể không được
hoàn thành, hoặc thậm chí dẫn đến thất bại bất cứ lúc nào” chuyên gia giao tiếp Darlene Price, tác
giả của Well Said chia sẻ. Nếu sếp yêu cầu bạn một công việc vào buổi sáng và
bạn trả lời “Vâng, tôi
sẽ cố gắng để hoàn thành nó”, thì chắc chắn rằng bạn đang ngầm phá hủy
chính sự nghiệp mà bạn đang theo đuổi, gây nên những nghi ngờ về năng lực làm
việc của bạn trong suy nghĩ của sếp. Thay vào đó, hãy tự tin vào năng lực của
mình và nói rằng “Tôi
sẽ có nó trên bàn làm việc của sếp vào lúc 9h sáng”
8. Đó không phải là lỗi của tôi.
“Mọi người nghe điều này giống như một câu nói phòng thủ” Friedman nói. Nếu ai đó hỏi điều gì dẫn
đến sai lầm nghiêm trọng này, mọi người có thể không hẳn là đổ lỗi cho bạn mà
đang muốn mọi người chú ý đến vấn đề đang diễn ra mà thôi. Do đó, hãy chủ động
nhìn vào vấn đề và tìm cách để giải quyết chúng. Hãy nói: “Để tôi tìm hiểu xem chuyện
gì đang diễn ra” hoặc
là “Hãy cùng nhau tìm
ra giải pháp để điều này không xảy ra thêm một lần nữa”
9. Tôi đoán.
Câu nói này giống như một câu nói thường xuyên mà mọi người hay
sử dụng để rào trước đón sau trước những điều được cho là tiêu cực. “Tránh sử dụng những từ ngữ thể
hiện sự do dự và thiếu tự tin như vậy” Dale
Austin, giám đốc trung tâm phát triển sự nghiệp ở Hope College nói. Loại bỏ
ngay khỏi vốn từ vựng của bạn những từ mang ý lưỡng lữ, phân vân như vậy. Nếu
bạn có để ý tới một vấn đề nào đó thì hãy tập trung tìm hiểu kỹ, thể hiện sự
quan tâm của bạn để hiểu rõ tường tận vấn đề, thay vì một cảm giác mơ hồ, hoài nghi
và võ đoán.
10. Điều này là không thể.
Giống như nói rằng “nó
không thể thực hiện được”, “điều
này là không thể” thể hiện
một cảm giác cực kỳ tiêu cực, thiếu tin tưởng. “Nó thể hiện rằng bạn không sẵn
sàng, thậm chí không một chút nỗ lực nào để giải quyết vấn đề đang gặp phải”,
Friedman nói. “Cảm giác tiêu
cực rất dễ bị lây nhiễm, nó lan truyền như một loại virus”. Do vậy, để giữ
được tinh thần và luôn có một cảm giác tích cực trong mình, hãy luôn nhớ rằng “Chúng ta hãy
nhìn vào mọi khía cạnh của vấn đề và chắc chắn sẽ tìm ra giải pháp”
Phương Linh
0 nhận xét:
Đăng nhận xét